Mô tả về máy hủy tài liệu và bí quyết lựa chọn của chúng

Tài liệu điện tử cố gắng hấp thụ tài liệu giấy và làm điều đó thành công. Nhưng vẫn còn một chặng đường dài phía trước để có được chiến thắng trọn vẹn trước những tài liệu có thể chạm tới. Điều này có nghĩa là bạn không nên viết tắt những gì sẽ có ích trong quá trình xử lý tài liệu giấy. Một ví dụ của kỹ thuật này là máy hủy tài liệu, một thiết bị văn phòng nổi tiếng mà không phải ai cũng có thể đánh giá cao.

Máy hủy tài liệu là một máy hủy giấy, một loại máy đặc biệt giúp tạo ra những đường sọc nhỏ mỏng từ những tờ giấy lớn một cách nhanh chóng và khéo léo. Ưu điểm chính của công nghệ là đây là cách duy nhất để đảm bảo rằng một tài liệu không cần thiết với thông tin bí mật sẽ không bị bất kỳ ai sử dụng cho các mục đích bất hợp pháp. Tài liệu phải được vứt đi thường xuyên: nhưng thật ngây thơ khi chắc chắn rằng nếu bạn chỉ gửi chúng vào thùng rác hoặc hộp giấy vụn, không ai có thể lấy chúng ra khỏi đó. Và việc tìm ra một số cách tiêu hủy tài liệu tinh vi hơn vẫn còn là một điều rắc rối. Vì vậy, để không có rắc rối như vậy, họ đã nghĩ ra một máy hủy tài liệu.

Có lẽ không có thiết bị nào tốt hơn để tái chế giấy thải. Ngoài thực tế là việc tái chế như một phương tiện bảo vệ thông tin, nó cũng giảm thiểu chất thải giấy thải. Băm nhỏ bằng cách cắt lát là nguyên tắc hoạt động phổ biến và tích cực nhất của máy hủy tài liệu. Nhưng cũng có những phương pháp khác: ví dụ như đốt giấy và phân hủy bằng hóa chất.

Thị trường thiết bị văn phòng rất phong phú về nguồn cung, mặc dù chúng đều xoay quanh cùng một cơ chế. Thiết kế bao gồm các yếu tố cắt và cho ăn. Dao được coi là cơ chế chính của máy hủy tài liệu: chúng quản lý để cắt nhỏ các tờ giấy và thẻ nhựa chẳng hạn. Cơ cấu cắt được cung cấp bởi một động cơ, đến lượt nó, được khởi động bằng điện.

Bộ phận tiếp liệu trong máy hủy tài liệu không quan trọng bằng bộ phận cắt, nhưng nếu thiếu nó thì không thể thực hiện được. Điều quan trọng là nguyên liệu được cung cấp và cắt nhỏ một cách chính xác. Nhân tiện, mặc dù thị trường tràn ngập các loại máy hủy điện nhưng máy hủy tài liệu thủ công cũng hoạt động. Họ trông giống những chiếc kéo đặc biệt hơn và có vòng tròn ngưỡng mộ của riêng họ. Có một cái gì đó cổ điển và dễ chịu về nó, không chỉ trực quan mà còn cả xúc giác.

Thiết bị này được trình bày với một số lượng lớn các biến thể: có những mẫu phổ thông, chúng đang được yêu cầu nhiều nhất. Nhưng đặc điểm kỹ thuật hẹp, độc quyền cũng được người tiêu dùng đánh giá cao.

Máy hủy tài liệu được chia thành nhiều loại tùy theo diện tích sử dụng.

• Văn phòng. Lựa chọn phổ biến nhất, phải tương ứng với công suất, kích thước và mục đích sử dụng mà người mua mong đợi. Nếu máy hủy tài liệu sẽ được sử dụng thường xuyên, bạn không thể lưu trên mô hình. Nếu thỉnh thoảng, bạn có thể tìm thấy thứ gì đó phù hợp với túi tiền. Nếu nói thẳng ra là hiếm, thậm chí máy móc cũng đáng để xem xét. Nếu họ mua một máy hủy tài liệu cho văn phòng, nó có nhiều khả năng sử dụng lâu dài.

• Cá nhân. Đây không phải là một kỹ thuật chuyên nghiệp, mà là một kỹ thuật tại nhà. Do đó, công suất cao không phải là tiêu chí lựa chọn chính. Thiết bị này cắt giấy thành dải (hoặc các loại giấy khác) và không hoạt động với khối lượng lớn. Nó không tốn kém.

• Công nghiệp. Năng suất của một thiết bị như vậy có thể đạt hàng trăm nghìn tờ mỗi giờ.Đúng như vậy, các thiết bị kỹ thuật như vậy được mua chủ yếu bởi các doanh nghiệp lớn tham gia vào lĩnh vực xử lý chất thải. Và chúng có giá hàng trăm nghìn đô la.

• Lưu trữ. Máy hủy lưu trữ cũng hướng tới việc xử lý khối lượng lớn tài liệu. Ngoài các tờ A4, chúng còn phá hủy các tạp chí, thư mục có chèn kim loại, cũng như đĩa và đĩa mềm.

Các thiết bị kiểu công nghiệp bao gồm máy nghiền xử lý giấy, gỗ, cao su ô tô, da và kim loại.

Các loại thái lát là một biến thể của kỹ thuật liên quan đến cách nó tạo ra sản phẩm được cắt nhỏ. Theo tiêu chí này, máy hủy có nhiều loại.

• Máy cắt dải. Các cánh của máy quay, giấy được cắt thành các dải hẹp dọc theo toàn bộ chiều dài của tờ giấy. Thiết bị này là thiết bị đơn giản nhất bạn có thể tưởng tượng và an toàn nhất. Tuy nhiên, cần lưu ý, mức độ phục hồi cao - vẫn có thể khôi phục tài liệu sau khi bị hủy như vậy, nếu muốn. Một nhược điểm khác của máy cắt dải là khối lượng chất thải lớn nhất sau khi các hành động được thực hiện.
• Máy xay thịt. Trong trường hợp này, tài liệu đi qua một lưới đặc biệt và nó được cắt nhỏ hiệu quả hơn so với máy cắt dải. Có nghĩa là, hầu như không thể khôi phục tài liệu được cuộn trong một máy xay thịt đặc biệt.
• Máy hủy tài liệu. Các dòng máy này có khả năng cắt giấy thành các miếng hình tròn hoặc hình chữ nhật, điều này cũng gây khó khăn cho việc khôi phục tài liệu.
• Máy mài. Giấy được cắt bằng một con lăn quay có gắn các lưỡi dao, và việc này được thực hiện cho đến khi các mảnh giấy rất nhỏ lọt qua và thoát ra ngoài qua một lưới đặc biệt. Đây là một phương pháp rất an toàn, tài liệu không thể khôi phục được.
• Hoa giấy. Trong trường hợp này, hai trống quay hoạt động. Các mảnh giấy nhỏ ở lối ra tạo thành một trong các hình học sau: hình thoi, hình bình hành, hình chữ nhật.
• Người tan rã. Và dưới cái tên phức tạp này, có một máy hủy tài liệu sẽ hoạt động với giấy cho đến khi nó có thể đi qua một mạng lưới lọc đặc biệt với các hạt nhỏ.
• Máy tạo hạt. Gần giống như máy phân huỷ, chỉ khác kiểu mạng tinh thể, nhưng nguyên lý hoạt động thì giống nhau.
• Máy cắt. Và máy hủy tài liệu này tốt vì nó không bằng lòng với việc cắt tài liệu, mà là xé nó ra theo đúng nghĩa đen bằng những con dao đặc biệt. Cũng không có cơ hội để phục hồi giấy.

Điều thú vị là vào năm 1935, Ehinger người Đức, người đã nghĩ đến dự án của Abbott Gus Lowe, đã chế tạo ra một chiếc máy hủy tài liệu dựa trên một chiếc máy cắt mì. Đó là, cùng một thiết bị dễ nhận biết giúp cắt giấy thành các dải mỏng được lấy cảm hứng từ một công cụ nhà bếp. Có một phiên bản mà Echinger theo đuổi việc tạo ra máy hủy tài liệu với một mục tiêu rất cụ thể - tiêu hủy các tài liệu chống Đức Quốc xã có thể dẫn đến các vấn đề với chính phủ.

Trong thời đại thông tin kỹ thuật số, máy hủy tài liệu không có nghĩa là không có mặt trên các kệ bảo tàng - thiết bị này vẫn được coi là vật bảo đảm cho việc hủy tài liệu, điều này khiến các chuyên gia trong lĩnh vực gián điệp công nghiệp không thể tạo cơ hội. Do đó, một cách phân loại khác của các loại máy hủy tài liệu phát sinh - theo mức độ / mức độ bí mật. Chỉ số này liên quan đến kích thước của các mảnh vụn của vật liệu nghiền. Kích thước càng nhỏ thì mức độ riêng tư càng cao.

Chúng tôi liệt kê bảy lớp bảo mật của máy hủy tài liệu hiện đại.

• Lớp 1. Bảo mật thấp, chiều rộng phân mảnh - 12 mm.
• Lớp 2. Chiều rộng đã bằng một nửa, nhưng tính riêng tư vẫn còn thấp.
• Lớp 3. Diện tích tối đa của một mảnh là 320 mét vuông, tính bảo mật ở mức trung bình.
• Lớp 4. Mảnh vỡ có chiều rộng 4 mm và chiều dài 40 mm, vốn đã được bảo mật thông tin tốt.
• Lớp 5. Chiều rộng tối đa là 2 mm, diện tích tối đa của một mảnh là 30 mét vuông. Mức độ bí mật cao.
• Lớp 6. Chiều rộng tối đa là 1 mm, diện tích của một hạt là 10 mm vuông. Tính bảo mật sẽ được coi là nâng cao.
• Lớp 7. Chiều rộng giới hạn là 1 mm và diện tích của mảnh nhỏ hơn 5 mét vuông. Đây là mức độ bảo mật thông tin cao nhất hiện nay.

Trong bảng xếp hạng này, sẽ có các thiết bị dành cho mục đích sử dụng văn phòng. Sẽ là không chính xác nếu kết hợp các thiết bị khác nhau về mục đích trong một danh sách và thiết bị văn phòng được coi là phổ biến nhất.

Hãy cùng điểm qua 10 loại máy hủy tài liệu văn phòng tốt nhất.

• HSM 80.2. Máy hủy tài liệu của Đức có kích thước nhỏ gọn, sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời cho các văn phòng nhỏ, nơi bạn không cần phải hủy nhiều tài liệu. Và mặc dù thể tích giỏ của thiết bị không đặc biệt lớn (17 lít), cũng như công suất (120 watt), thiết bị sẽ hủy nhiều tờ cùng một lúc, cùng với kim bấm. Nhẹ, thoải mái, với mức độ bí mật thứ hai. Người mua sẽ mất 10.000 rúp.

• Hiệu ứng Gladwork iShred 16CD. Thiết bị ngân sách của Trung Quốc với lớp bí mật thứ ba. Rổ của nó có dung tích 26 lít, có thể cắt cùng lúc 16 tờ (tuy nhiên cắt được cả đĩa và thẻ nhựa, kẹp giấy và kim bấm). Các mảnh khi cắt - 4 x 35 mm. Có thể làm việc liên tục trong 3 phút. Nhược điểm rõ ràng duy nhất là quá nóng nhanh, nó không được thiết kế cho sản lượng điện cao. Chi phí ước tính của máy hủy là 5.000 rúp.

• ProfiOffice Alligator 707CC +. Bộ máy Trung Quốc với mức độ bí mật thứ tư, đáng tin cậy và hiện đại. Băm nhỏ giấy theo kích thước 2 x 5 mm. Nó cắt tốt cả giấy và kẹp giấy, thẻ, kim bấm. Đáng chú ý là đơn vị này im ắng. Có thể nạp tối đa 7 tờ vào cùng một lúc. Nếu bạn cần mức độ bí mật cao hơn, nhưng không phải tiêu hủy khối lượng giấy lớn nhất, thì chiếc máy có giá gần 22.000 rúp này sẽ là lựa chọn tối ưu.

• Jinpex JP-870C. Một mẫu máy hủy tài liệu có chức năng của Trung Quốc, sẽ có giá hơn 21.000 rúp một chút. Một chiếc máy bí mật cấp độ thứ tư, cắt nhỏ kim bấm và kẹp giấy, đĩa và thẻ tín dụng. Bạn có thể tải 15 tờ cùng một lúc. Nặng 25 kg, kết cấu khá đồ sộ nhưng để dễ di chuyển nó được trang bị bánh xe.

• Rexel Duo. Một máy hủy tài liệu di động giá rẻ của một nhà sản xuất Pháp, bạn có thể mua nó với giá khoảng 6.000 rúp. Mức độ bí mật thứ ba, cắt giấy thành các sọc nhỏ. Bạn có thể tải 9 tờ cùng một lúc. Hoạt động ở chế độ ngắn hạn. Có một giỏ 17 lít.

• Kobra + 1СС4. Thiết bị của Ý có giá gần 20.000 rúp. Mức độ bí mật thứ ba, dựa trên nguyên tắc tiết kiệm năng lượng, một cửa sổ quan sát để quan sát giỏ - đây là những đặc tính chính của máy hủy tài liệu. Rổ có dung tích 38 lít, đồ khá êm.

• Bộ dụng cụ văn phòng C-22CC. Một máy hủy tài liệu tuyệt đẹp của Trung Quốc với mức độ bí mật thứ tư. Anh ta cắt giấy theo chiều ngang, tối đa là 6 tờ cùng một lúc. Cắt thẻ tín dụng, đĩa và ghim. Nó nặng 13 kg và được gắn trên bánh xe. Một thiết bị chức năng cao với điều khiển rất tiện lợi. Nó có giá 22.000 rúp.

• Các thành viên 8CD. Một sản phẩm của một nhà sản xuất văn phòng phẩm của Mỹ với giá gần 8.000 rúp. Đây là mức độ bí mật thứ tư, kiểu cắt ngang, điều khiển tự động, kiểu dáng thời trang và trọng lượng chỉ 5 kg. Sản phẩm này được bảo hành 2 năm. Giỏ xe - 14 lít.

• Bulros 5840C. Đại Bungari, rất đắt, nhưng cũng rất mạnh. Nó có giá 110.000 rúp, có mức độ bí mật thứ ba, có khả năng tải 40 tờ cùng một lúc. Rổ có dung tích 130 lít, tức là thường không phải đổ. Động cơ mạnh mẽ nhất, điều khiển cảm ứng, chỉ dẫn các quá trình quan trọng. Cuối cùng, nó là một chiếc xe rất phong cách. Đối với các văn phòng lớn và khối lượng lớn bị phá hủy - lựa chọn sang trọng.

• ProfiOffice Piranha 7CC. Sản phẩm của Trung Quốc với giá 4.500 rúp.Nó có mức độ bí mật thứ ba, nó hoạt động nhanh chóng và hiệu quả (mặc dù nó không được trang bị một số lượng lớn các chức năng). Giỏ của thiết bị trượt ra ngoài và có thể tích không nhỏ nhất - 24 lít. Đúng, không thể xóa đĩa và thẻ tín dụng bằng một thiết bị như vậy, cũng như các dấu ngoặc. Bạn cũng sẽ phải tháo kim bấm bằng tay.

Máy hủy tài liệu văn phòng là một máy hủy giấy sẽ được sử dụng bởi nhiều hơn một người. Và cô ấy sẽ làm việc ở nơi mà nhóm làm việc. Và điều này đã đặt ra những nghĩa vụ nhất định đối với kỹ thuật được lựa chọn.

Thông thường, một số yêu cầu nhất định được đưa ra đối với máy hủy tài liệu văn phòng.

• Khối lượng rổ. Phụ thuộc vào công suất: càng cao thì công suất của máy hủy càng lớn.
• Chiều rộng thùng giấy. Nếu bạn phải làm việc với định dạng A4, đây là chỉ số tiêu chuẩn cho máy hủy tài liệu. Nhưng nếu bạn cần hủy tài liệu và định dạng A3, bạn sẽ phải tìm một máy hủy có thông số như vậy.
• Tính di động. Nếu thiết bị được cho là di chuyển bên trong và giữa các phòng, điều này trở thành một tiêu chí quan trọng.
• Mức độ bí mật. Nếu đây là những tài liệu thông thường không có khả năng đe dọa nghiêm trọng đến an toàn thông tin thì mức 1 là được. Sau đó, mọi thứ phát triển và theo đó là yêu cầu của người mua.
• Loại lát. Máy hủy tài liệu cắt ngang có thể không nhanh trong công việc đặc biệt không thể khôi phục tài liệu, nhưng kiểu cắt chỉ dọc hoặc chỉ song song không còn quá hoàn hảo.

Và ngoài ra bạn phải quan tâm đến các thông số như thời gian hoạt động liên tục và độ ồn. Nó cũng phụ thuộc vào tải dự kiến ​​của thiết bị, vào số lượng người trong văn phòng, vào kích thước của phòng, vào việc nhân viên có được trang bị tai nghe hay không (nghĩa là liệu máy hủy làm việc thường xuyên có thể gây nhiễu cho họ hay không).

Bạn có thể phải xem các thông số bổ sung của thiết bị - ví dụ, liệu có hệ thống trả về ngược trong đó hay không. Ví dụ, một tài liệu không thể cắt nhỏ đã nằm dưới dao: nếu có chức năng quay lại, giấy sẽ quay trở lại. Một số máy hủy có chức năng đếm, tức là chúng đếm các tờ trong một ngăn xếp, xác định số lượng trang được xử lý. Sẽ rất tốt nếu thiết bị được trang bị cửa sổ để kiểm soát trực quan công việc.

Tính năng tự động bảo vệ có mặt trong hầu hết các kiểu máy hủy tài liệu hiện đại - nó ngăn thiết bị hoạt động ở nhiệt độ cao nghiêm trọng. Và cũng có thể tự động hóa hoạt động nếu có nhiều giấy trong giỏ hơn mức mà máy hủy tài liệu có thể hủy. Nếu không có sự tự động hóa này, máy có thể bị gián đoạn công việc do quá tải và thậm chí bị hỏng.

Khi tổ chức sử dụng 3-5 người, không cần một cỗ máy mạnh mẽ với số lượng trang tính lớn. Một máy hủy tài liệu khiêm tốn là đủ, có thể lấy 8-18 tờ một lần. Nếu có đến 20 người trong văn phòng, năng suất của thiết bị tăng lên - rất có thể, một máy hủy tài liệu mạnh mẽ sẽ được mua có thể hủy 26 tờ cùng một lúc.

Phải làm gì nếu tài liệu bị kẹt trong máy hủy, làm thế nào để loại bỏ nó, làm thế nào để phản ứng nếu trục không nhận giấy sau đó? Những câu hỏi như vậy không phải là hiếm đối với những người mới làm quen với thiết bị và không biết làm thế nào để ứng phó với sự cố, liệu có thể bôi trơn thiết bị và phải làm gì để sửa chữa không.

Bản ghi nhớ cho người mới làm quen với máy hủy tài liệu.

1. Bôi trơn các con dao chéo là thực sự cần thiết. Nó được tổ chức một vài lần một tháng. Chất bôi trơn phù hợp (chỉ loại do nhà sản xuất cung cấp) được bôi ngẫu nhiên vào giấy và giấy được gửi đến máy.
2. Nếu bạn luôn nạp chồng tờ giấy với nhiều kim bấm và kim bấm vào máy hủy tài liệu, hệ thống có khả năng bị đình trệ tại một thời điểm. Nhưng chỉ một cái không cung cấp để làm việc với các phần tử này. Nếu máy hủy tài liệu làm việc với các bộ phận kim loại nhỏ, không được xảy ra hỏng hóc. Điểm này thường là một trong những điểm đầu tiên được chỉ định khi mua hàng. Chỉ những con dao được mài bằng la-de mới có thể gia công kim loại.
3. Máy có thể bị hỏng nếu người dùng đặt tài liệu nhiều lớp vào đó. Điều này không thể được thực hiện một cách phân loại. Các miếng dán dày trên tờ giấy là một yếu tố cấm kỵ, phá hủy đối với máy hủy giấy. Các tông ba lớp cũng không thể được sử dụng trong máy hủy tài liệu. Giấy dư từ các sản phẩm này có thể dính vào dao và làm cho hệ thống bị đứng.
4. Nếu bạn muốn đính kèm các trang tính ở mức tối đa, điều này nên được thực hiện khi thời gian thực sự cấp bách và công việc phải được thực hiện với tốc độ cao. Nhưng bạn không nên sử dụng giới hạn mọi lúc.

Phần còn lại của sơ đồ rất đơn giản: thiết bị bị hỏng, không có lý do rõ ràng cho thời gian chết (hoặc có nhưng người dùng không biết cách khắc phục), bạn cần gọi trình hướng dẫn. Và nếu máy hủy được bảo hành, hãy liên hệ với bộ phận bảo hành. Cố gắng nhặt một thứ gì đó bằng vật sắc nhọn, sử dụng các phương pháp "cổ lỗ sĩ" là một chiến thuật nguy hiểm chỉ có thể làm tăng quy mô của vấn đề.